FAQ

Meldekanäle können gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes extern von einem Dritten bereitgestellt werden. Die in § 14 Absatz 1 des Gesetzes genannten Garantien und Anforderungen gelten auch für Dritte, die damit beauftragt sind, den Meldekanal für das Unternehmen oder die Organisation zu betreiben.

whistlemaster gewährleistet alle Anforderungen eines extern beauftragten Dritten:

• Einrichtung von Meldekanälen und Verfahren für interne Meldungen
• Möglichkeit zur schriftlichen und mündlichen Meldung
• Schutz der Identität des Hinweisgebers und benannter Dritter
• Empfangsbestätigung an den Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen
• Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten
• Sichere Dokumentation aller eingehenden Meldungen
• Vorschläge zu Maßnahmen und Folgemaßnahmen

Gemäß § 11 HinSchG sind alle bei der Meldestelle eingehenden Meldungen umfassend zu dokumentieren und aufzubewahren. Je nach Meldekanal ist hierfür eine Einwilligung der hinweisgebenden Person erforderlich. Die Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des
Verfahrens zu löschen.

Damit hinweisgebende Personen ihr Wahlrecht zwischen einer internen und einer externen Meldung ausüben und eine fundierte Entscheidung treffen können, sind für die Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über einschlägige externe Meldewege bereitzustellen. Dies kann beispielsweise durch eine allen zugängliche und bekannte Website, das Intranet oder auch klassische Aushänge sichergestellt werden.

Hinweisgebende Personen werden bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen umfangreich vor Repressalien geschützt. Hierzu werden alle ungerechtfertigten Nachteile wie beispielweise Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder Mobbing gezählt, die eine hinweisgebende Person infolge einer Meldung oder Offenlegung erleidet.

§ 17 Absatz 2 HinSchG verpflichtet die interne Meldestelle, der hinweisgebenden Person innerhalb einer bestimmten Frist eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Auch in den Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, ist eine Rückmeldung vorgesehen. 

Damit ein Hinweisgeberschutzsystem wirksam und funktionstüchtig ist, ist es unerlässlich, dass die Identitäten aller von einer Meldung betroffenen Personen weitgehend geschützt werden.

Die Identität von Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen melden, wird nicht nach Maßgabe dieses Gesetzes vor einer Weitergabe geschützt. Im Fall einer solchen Falschmeldung besteht für Personen, die Gegenstand dieser Meldung sind, ein berechtigtes Interesse daran, Kenntnis über die Identität der meldenden Person zu erlangen, um gegebenenfalls Schadensersatzansprüche geltend machen zu können.

Bei dem Hinweisgeberschutzgesetz handelt es sich um ein Gesetz, welches auf der Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937 (auch Whistleblower-Richtlinie genannt) des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.10.2019 beruht. Die Richtlinie wurde zum Schutz von Personen erlassen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden und war nach dem Art. 27 I der Richtlinie von den Mitgliedstaaten bis zum 17.12.2021 umzusetzen. Die Gesetzgeber der einzelnen Mitgliedstaaten mussten daher eine konkrete gesetzliche Regelung zum Schutz von Hinweisgebern schaffen. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz hat der deutsche Gesetzgeber die Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt.

Zweck des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen zu schützen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über eine ganze Reihe an Verstößen, insbesondere Verstöße die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft.

Der konkrete sachliche Anwendungsbereich ist in § 2 HinSchG geregelt.

Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle betrifft zunächst juristische Personen, also Unternehmen und Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor, mit über 50 Beschäftigten. (Aufgrund der Übergangsregelung gilt dies für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis zu 249 Beschäftigten erst ab dem 17.12.2023) Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen betrifft unabhängig von der Zahl der Beschäftigten, Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste nach dem Wertpapierhandelsgesetz, Börsenträger, Institute i.S.d. Kreditwesengesetzes, Gegenparteien i.S.d. Verordnung (EU) 2015/2365, Kapitalverwaltungsgesellschaften i.S.d. Kapitalanlagegesetzbuches, bestimmte Unternehmen des Versicherungsaufsichtsgesetzes.

Wer nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird, handelt ordnungswidrig. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Ja! Diese Personen handeln ordnungswidrig und riskieren eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro. Die hinweisgebenden Personen sind den betroffenen Personen oder Unternehmen ebenfalls zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Die Offenlegung wissentlich falscher Informationen durch hinweisgebende Personen wird ebenfalls mit einer Geldbuße belegt, um betroffenen Unternehmen und Behörden durch eine solche Offenlegung drohenden Nachteilen wie insbesondere Reputationsschäden angemessen entgegenzuwirken.

Absichtliche Falschmeldungen können strafrechtliche, ordnungsrechtliche, zivilrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Gemäß § 3 Abs. 8 HinSchuG sind Beschäftigte

1. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
2. die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten,
3. Beamtinnen und Beamte,
4. Richterinnen und Richter mit Ausnahme der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter,
5. Soldatinnen und Soldaten,
6. Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche

Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten

und die ihnen Gleichgestellten,

7. Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei

einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch

beschäftigt sind.

Beschäftigungsgeber sind, sofern mindestens eine Person bei ihnen beschäftigt

ist,

1. natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten

Rechts,

2. rechtsfähige Personengesellschaften und
3. sonstige, nicht in den Nummern 1 und 2 genannte rechtsfähige Personenvereinigungen.

Private Beschäftigungsgeber sind Beschäftigungsgeber mit Ausnahme juristischer

Personen des öffentlichen Rechts und solcher Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder

unter der Kontrolle einer juristischen Person des öffentlichen Rechts stehen.

Zu den Beschäftigten zählen neben den klassischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter mit Ausnahme der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten, Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten, Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind.

Diese Handlungen stellen ebenfalls Ordnungswidrigkeiten dar und können mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro geahndet werden. Auch der Versuch einer solchen Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro geahndet werden.

Meldungen sind Mitteilungen von Informationen über Verstöße an interne oder externe Meldestellen. Im Gegensatz dazu bezeichnet eine Offenlegung das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit.

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, interne Meldesysteme so auszugestalten, dass anonyme Meldungen ermöglicht werden. Anonyme Meldungen werden nur bearbeitet, soweit dadurch nicht die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen gefährdet wird.

Nein. Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne oder an eine externe Meldestelle wenden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Die Meldestellen haben sowohl die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, als auch der Personen welche Gegenstand einer Meldung sind sowie der sonstigen in der Meldung genannten Personen, zu wahren. Die Identität der genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt ebenfalls unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.

Ja. Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt. Außerdem dürfen Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, an die zuständige Stelle u.a. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung, weitergegeben werden. Die Meldestelle hat die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe unter Angabe von Gründen zu informieren, außer wenn die zuständige Behörde mitteilt, dass durch die Information die Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.

Ja. Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer im Hinweisgeberschutzgesetz bezeichneten Aufgaben erforderlich ist.

Ja. Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher Form ermöglichen.
Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung eingerichtet werden.

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, wird die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert. Das Gleiche gilt im Falle einer Zusammenkunft. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

Die Dokumentation wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Der Bund errichtet beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen (externe Meldestelle des Bundes). Daneben kann jedes Land eine eigene externe Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen. Außerdem ist Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt die jeweils zuständige externe Meldestelle für Meldungen in ihren Belangen.

Die externen Meldestellen errichten und betreiben Meldekanäle und prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren bei externen Meldungen. Auch bieten sie umfassende und unabhängige Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz vor Repressalien und halten klare und leicht zugängliche Informationen über ihre jeweiligen Meldeverfahren bereit. Ferner führen sie die Rechtsaufsicht, also die Aufsicht über die Beachtung von Gesetz und sonstigem Recht, über die internen Meldestellen. Sie arbeiten zur Durchführung dieses Gesetzes mit anderen öffentlichen Stellen, die für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständig sind, arbeiten zusammen.

Ja, jedoch nur soweit sie eine externe Meldung erstattet haben und hierauf innerhalb der Fristen für eine Rückmeldung keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder sie keine Rückmeldung über das Ergreifen solcher Folgemaßnahmen erhalten haben. Außerdem sind hinweisgebende Personen dann geschützt, wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass der Verstoß wegen eines Notfalls, der Gefahr irreversibler Schäden oder vergleichbarer Umstände eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann, im Fall einer externen Meldung Repressalien zu befürchten sind oder Beweismittel unterdrückt oder vernichtet werden könnten, Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes bestehen könnten oder aufgrund sonstiger besonderer Umstände die Aussichten gering sind, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte. Insoweit besteht hier eine sogenannte Beweislastumkehr.

Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen. Allerdings begründet ein Verstoß gegen das Verbot von Repressalien keinen Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, eines Berufsausbildungsverhältnisses oder eines anderen Vertragsverhältnisses oder auf einen beruflichen Aufstieg.